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合思x海亮教育 | 合思档案,财务数字化的最后一块拼图

通过合思档案,海亮教育完成了财务数字化的最后一块拼图。效率提升惊人,总账共享单位数量由15家增长到298家,作业人员从16人增长到25人。在共享单位数量增加18.9倍的情况下,作业人员仅增加9人,凭证自动化率达到91.6%。

  • 60万+

    会计凭证不打印

  • 36万+

    银行回单不打印

  • 91.6%

    财务作业自动化率

企业证言

海亮教育选择与合思共建电子会计档案系统,完成数字化转型的最后一块拼图。2023年海亮教育申请纳入浙江省试点单位,一年累计电子凭证60万+,电子回单36万+,大大降低了打印成本,在通往真正实现无纸化的道路上迈出关键一步。

海亮教育集团财务管理中心副总监&浙江皓亮智享信息技术咨询有限公司总经理鲁丽军

公司介绍

海亮教育科技服务集团是世界500强企业海亮集团旗下的教育服务品牌,是国内教育服务提供商的引领者。依托近30年的办学经验与教育全产业资源优势,为公办、民办学校提供全面的综合管理服务,同时倾心打造自有特色高中、精品园所、特教机构,并为各级政府、教育机构、师生家长等客户提供涵盖教育科技、素质培训、课后服务、研学留学、生涯规划、教育后勤、师训干训等在内的多元优质教育服务,致力于成为全球领先的教育服务提供商。

业务挑战
挑战一
档案采集:系统数据隔离,不利于财务档案一体化管理

企业内部多种异构业务系统运行,互相独立、数据隔离,统计分析费时费力。纸质财务票据结构化数据难提取;电子发票查重、验伪耗时费力。

解决方案
广泛连接,应收尽收

按照归档范围、归档标准梳理不同类型业务档案归档场景,通过灵活可变的接口实现财务档案的应收尽收,电子凭证数据自动验真验签,提取结构化数据。 数据标准统一,档案数据在系统内可视化呈现。

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挑战二
档案储存:纸质档案储存成本高,风险大

实物档案储存占用空间,企业需要安排专门的档案员管理,人力成本高。并且,实物档案容易受环境因素影响导致不同程度的损坏,企业面临风险。

解决方案
全量财务档案数字化存储,电子&实物档案高度关联

线上化管理发票、单据、凭证、账簿、报表、自定义档案等各类型数据。线上虚拟库房可视化监控线下实物档案室,查询电子档案即可定位实物档案位置,线上&线下同步上下架,便捷实物管理。 电子原文件独立式管理+凭证组合式管理,实现电子票据的合规存档,为参加电子凭证会计数据标准深化试点打下坚实基础。

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挑战三
档案整理:人力成本高,财务陷入低价值重复性工作

财务账表归档、装订复杂,不断重复进行档案录入的操作,耗时长易出错。发票+外部附件+凭证+账簿+报表,手动打印、整理、装订、著录、上架归档,每一册精细整理。

解决方案
智能化制档,作业自动化99%以上

依照企业业务管理规范&归档管理规范配置关联规则,会计凭证自动关联匹配及组装,智能生成专用格式版式文件,形成完整业务链组合数据。业务字段回写财务凭证,凭证数据业务化,业务数据财务化,真正实现业财一体化融合。 业务检测+四性检测支持,归档数据合规且业务数据完整。

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挑战四
档案利用:利用率低,无法释放更多价值

实物凭证与业务数据分散,无法智能搜索、准确查找。查阅繁琐,多系统翻查原始单据、附件、纸质凭证等。档案借、还状态更新不及时,无系统留痕,无法多人借阅。

解决方案
让档案数据“活”起来,真正服务企业决策

多维度检索,支持全文检索、批量检索等方式,满足企业不同场景多查询需求。 智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树,原始凭证与记账凭证穿透联查、一站式预览。 外部系统通过接口在线调阅,企业员工申请权限在线借阅。可追溯有留痕,一键催还很安全。

了解 合思档案>

随着财会6号文和最新档案法79号令的全面推广,大力推行会计档案全面无纸化已是大势所趋,同时会计档案电子原文件、元数据管理也有了新的管理要求。在此背景下,海亮教育集团积极响应政策,与合思档案合作,建立以电子会计档案为核心的档案信息化系统,实现会计档案无纸化,解决日常档案全生命周期管理问题。


海亮集团于1989年成立,2022年集团营业收入达到2200亿,同时上榜世界500强、中国500强企业。随着海亮教育的蓬勃发展,财务共享的模式也随之应运而生。2022年是海亮教育财务数字化转型之年,海亮教育财务结合业内最佳实践引进先进科技产品,通过科技手段赋能效率提升,并完成了由业务事项系统—智能财务系统—共享作业系统—数字应用系统的整体财务数字化蓝图设计。


2017年11月,海亮集团正式成立了财务共享中心

2018年到2021年,完成费用报销1.0到4.0的迭代升级

2022年正式启动了财务数字化转型,完成了智能财务五大系统的上线。

同年,皓亮智享正式独立公司化运营,财务共享中心承接任务由15家单位增加到近300家,也真正地做到“财务+科技”,让财务变得更简单。


作为合思电子会计档案的深入使用企业,合思档案上线后,海亮教育真切感受到了“省”的价值。会计电子档案项目于2022年5月正式启动,2023年申请纳入浙江省试点单位。海亮教育一年累计电子凭证60万+,电子回单36万+,通过合思档案系统线上化管理后,大大降低了打印成本,在通往真正实现无纸化的道路上迈出关键一步。

海亮教育集团财务管理中心副总监&浙江皓亮智享信息技术咨询有限公司总经理鲁丽军提到,“此前,老板给我们的要求是——哪一天财务办公室真正没有打印机,我们才真正的实现了无纸化。在完成所有作业、数字化拼图之后,海亮教育所服务的单位由15家增长到298家,作业人员从16人增长到25人,共享单位数量增加18.9倍,作业人员仅增加9人,凭证自动化率达到91.6%。”

效率得到提升后,在财务产品与服务方面,海亮教育也有特有的理念。


鲁丽军提到,“在海亮教育进行产品设计的时候,十分注重用户的体验,站在用户使用角度思考问题,保障大家愿意用,用得好。在服务的过程中,确保用户需要的时候随时可以找到我们,针对服务时效、服务满意度纳入到财务员工个人的考核指标中,在皓亮智享公司,所有财务人员都是服务人员。”


同时,皓亮智享公司于2023年正式启动建设皓亮智享公司的知识库,将隐性知识显性化,将储存在部分同事头脑中的知识进行共享,消除知识盲区,打破部门墙;引入小组积分激励制度,公开排名、量化运营。通过财务服务手段+数字化工具的赋能,海亮教育的财务共享实践非常成功。在2023合思未来财务人大会暨秋季产品发布会之际,海亮集团也分享了自己的数字化实践心得,获得一致好评。


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