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合思x金牌厨柜 | 多系统数据互联,实现档案数据信息化、智能化、数字化三步走

打破低效的档案管理现状,解决连锁企业会计档案散落各系统,档案数据未得到有效利用的痛点。通过合思档案实现数据共享,一站式查阅,以聚合化,结构化,业务化的档案数据呈现会计资料的结构树,查阅业务全貌便捷高效。

  • 84%↓

    档案匹配耗时减少

  • 80%↓

    档案查询耗时减少

  • 30万+↓

    每年预估节省成本

公司介绍

金牌厨柜家居科技股份有限公司成立于1999年,股票代码603180,是国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商。金牌厨柜拥有国家认定厨房工业设计中心,是国家认定“智能制造示范企业”,专业从事整体厨柜及定制家居的研发、设计、生产、销售、安装及售后整体服务,打造家居产品的全屋智能定制。

业务挑战
挑战一
低效的档案管理现状,人工环节占比多

整理环节逐一打印,手工匹配、组装、装订、上架。 保管环节财务临时保管1年,1年后移交综合档案处管理。 存储环节纸质档案独立档案室管理,电子档案各系统分散储存,不利于全局分析。 纸质档案管理为主,需要每年提供实物稽查,人工逐一翻查。实物翻阅效率低、易损坏、易丢失。

解决方案
线上、线下关联检索,实物档案全流程管理定位

"纸电混合"阶段,基于会计档案原文件保管要求,档案系统需要在具备实物档案线上化管理能力的同时,实现线上线下关联检索。合思档案支持通过二维码完成实物档案全流程管理及定位,服务实物档案全流程线上化管理,会计资料的建立、查阅、借阅、销毁全生命周期可控,有效减低财务管控风险。

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挑战二
会计档案散落各系统,档案数据未得到有效利用

企业多个信息化系统同时运行,分别管理着不同类型的单据、凭证等。费用报销单、借款单、对公付款到票单、付款单、设备验收单存储在蓝凌EKP中;财务付款单、客户退货订单等存储在维涛ERP中;招商CBS负责管理银行回单,金蝶云星空负责管理凭证及附件。

解决方案
数据共享,一站式查阅

合思档案提供开放式OpenAPI接口,支持多种异构系统的开放式对接,企业可自定义扩展定制化的接口方案,自动获取业务系统中待归档档案的电子原文件及结构化数据。财务档案数据以“结构树”方式呈现,查阅业务全貌便捷高效。

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挑战三
业财数据缺乏勾稽关联,无法双向核查

由于业务数据与财务数据分散管理,业财数据缺乏勾稽关系,无法从业务链完整性的角度核查档案数据、金额是否匹配。当档案数据与业务数据脱离时,企业也无法利用档案数据对业务状态进行分析,无法助力企业业务决策。

解决方案
业财一体双向穿透,准确、快速还原业务全貌

业务检测方案服务于财务视角,符合“四流合一”要求,能快速核查档案关系链条是否完整匹配,数据金额是否准确匹配。 支持业财数据跨系统调阅,跨系统调阅完整业务链条档案数据。打造以业务为核心的证据链条。

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金牌厨柜家居科技股份公司成立于1999年,是专注于厨柜及整家定制产品的研发、制造、销售和服务一体化的专业服务商。2017年5月,金牌厨柜在上海证券交易所主板挂牌上市。[股票代码:603180]


在中国,金牌厨柜与众多知名开发商在高端住宅、豪华别墅等精装工程方面形成战略合作伙伴,目前在全球有超3000家高端品牌专卖店。至今,金牌厨柜在海内外共建有五大专业生产基地。其中厦门总部生产基地总规模近350亩;江苏泗阳生产基地规划总规模1000亩,现已建成640亩;泰国生产基地总规模近30亩;成都双流生产基地规划总规模200亩;湖北黄冈红安基地规划350亩。五大基地累计已建厂房及配套设施60多万平方米,在建和拟建厂房及配套设施90多万平方米。另外为更好服务北美用户,特在北美设东西部中心仓。


作为一家拥有超3000家连锁门店的家居品牌,随着业务的扩张与企业发展,金牌的财务效率却发力不足。企业意识到财务数字化转型的急迫性与重要性,决心发起金牌厨柜的数字化转型,实现企业信息化、智能化、数字化三步走,最终实现生产效率的提高。


如何完成金牌的数字化转型?要从金牌的业务模式说起。

作为家居定制行业的龙头企业,金牌的业务核心在于为客户提供大规模的个性化定制,为客户提供产品的同时,也要提供整体的设计方案即全流程的跟进及售后服务。这决定了每套厨柜产品都是不同的,其交付周期长,服务链条长、管理难度大,从获客到设计到拆单、生产、物流、安装等,每个环节都是一个独立板块。将一个定制化的橱柜产品看成一个项目,项目运转通过很多部门,时间周期长,其中会产生非常多的费用、单据、发票等。数据散落各系统且由不同的岗位负责,很长一段时间,聚合数据并进行项目利润分析是一个很大的痛点。


在意识到这个问题后,金牌进行了财务数字化转型。搭建统一的财务共享平台,通过财务共享概念,实现业财一体化管理。引入“互联网+”的概念,通过云+协同、智能机器人的方式,连接各类异构业财系统,聚合管理企业全部的财务数据,并辐射到各个区域门店,全流程监控项目,透明化运营。

在财务数字化转型后,企业发现还有一个很重要的环节没有处理。那就是企业的财务档案。不仅需要耗费大量的人力资源整理、组装、上架,同时大量的纸质档案储存也给企业带来了非常大的压力。金牌接触到合思档案,了解到单套制管理方案,一拍即合进行合作。谈到引入合思档案的动因,金牌坦言主要是因为政策驱动及内部管理驱动。


1.政策驱动:数电票引入,为了满足财务合规的要求,企业需要专业的电子会计档案系统对数电票进行管理。

2.管理驱动:当前时代,降本增效是企业的必然选择。压缩成本提高效率,才能更好的抢占市场。对于金牌来说,为了档案管理所付出的人力成本、时间成本、纸张储存成本,都需要尽快的被优化提效。


综上,合思档案成为了金牌财务数字化转型的关键一环,也是最不可或缺的一块拼图。

合思档案上线管理价值

  • 统一存储:打破数据孤岛,整合凭证、单据、合同、回单等四证,统一储存,统一标准,统一管理。

  • 业务证据链完整:会计资料之间关系的搭建,实现以业务为核心的证据链条,实现业财一体的双向穿透,还原业务全貌。

  • 数据共享,一站式查阅:以聚合化,结构化,业务化的档案数据呈现会记资料的结构树,查阅业务全貌便捷高效。

  • 全生命周期管理:原文件独立数字化管理,会记资料的建立、查阅、借阅、销毁全生命周期可控,有效减低财务管控风险。

合思档案上线经济价值

通过合思档案,预估每年可以节约30万+的成本。对于金牌来说,降本增效只是合思档案的附加价值,更重要的是,保障企业的财务档案合规,降低企业风险,通过数字化转型,服务于企业的每一个未来财务人,提高效率,扩大效益!


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